Il diritto di essere informati

Il diritto di informazione (ex art. 21 Cost.)[1] costituisce una delle libertà di manifestazione del pensiero, segna il grado di “democraticità” di un ordinamento giuridico, accompagnato all’estensione del diritto di accesso documentale in diritto di accesso civico generalizzato, esprime un intento del legislatore di rendere trasparente l’attività amministrativa, in chiave partecipativa e di controllo sociale dell’utilizzo e destinazione delle risorse pubbliche.

La trasparenza dell’azione amministrativa, se da una parte comporta l’immediata e facile controllabilità di tutti i momenti e di tutti i passaggi in cui si esplica il perseguimento dell’interesse pubblico, con l’avvento dei social e dell’identità digitale, dall’altra parte, la trasparenza si coniuga con la diffusione on line (secondo il c.d. modello FOIA, ex d.lgs. n. 33/2013) degli atti, delle informazioni, dei dati, richiedendo sempre più un’evoluzione dell’agire amministrativo verso la c.d. transizione digitale (e l’indicizzazione on line dei documenti).

La libertà di manifestazione del pensiero è sempre più allargata, quindi, verso un controllo immediato delle informazioni e l’utilizzo dell’informatica (del digitale) riduce i tempi di attesa, consente una risposta immediata e di converso di partecipare anche da remoto agli eventi, specie con l’emergenza Covid-19 (ex art. 73, comma 1, del Decreto – Legge 17 marzo 2020, n. 18), imponendo – quali modalità ordinare di lavoro – l’utilizzo delle videoconferenze per istruire, presenziare, concludere i procedimenti.

Sedute del Consiglio Comunale

Queste premesse non possono che riflettersi sui sistemi di partecipazione dell’attività degli organi elettivi dell’Amministrazione locale, ed in primis del Consiglio comunale[2].

È noto, in generale, che la videoripresa della seduta dell’organo consiliare costituisce una forma di documentazione delle modalità di esercizio del munus di ciascun consigliere comunale, con un interesse (si presume) in capo ai consiglieri comunali a veder diffusa nella collettività l’attività da loro svolta, consentendone una verifica e rendendo in tal modo più agevole lo svolgimento del mandato ricevuto dal corpo elettorale[3].

Il Garante privacy, in un proprio pronunciamento risalente al marzo 2002[4], ha legittimato le riprese televisive purché disciplinate da regolamento, mentre il Ministero dell’interno (parere datato 20 dicembre 2004) evidenziava che «in assenza di una esplicita previsione regolamentare, l’ammissione della registrazione può essere regolata, caso per caso, dal Presidente», acclarando la piena liceità delle videoriprese[5].

Ora, a distanza di quasi venti anni, si può affermare che le sedute del Consiglio comunale sempre più vengono diffuse in modalità ordinaria attraverso piattaforme e sistemi on line free: le dirette streaming sono l’uso comune di conferire con la rete (il pubblico), al punto che ogni interferenza viene considerata una ferita aperta alle libertà e alla trasparenza, quasi un deficit di democrazia[6].

Pensare di impedire le dirette streaming in funzione di una lesione alla privacy vuol dire trasfigurare la disciplina di riferimento (Regolamento UE 679/2016), oltre a tutta una produzione giuridica nazionale e internazionale sulla tutela dei dati (riservatezza): è altra cosa.

A bene vedere, specie con l’imperante tracciamento di “immuni”, e di tutta la popolazione mediante scanner oculari o altri sistemi GPS, le videoriprese sono entrate di diritto – non nell’immaginario collettivo – ma nella comune realtà (con tutta la gravità del caso) ove si consideri (quale esempio significativo e enigmatico) le dirette del sabato sera alla Nazione, in una visione The Truman Show, su pagine private (facebook), di annunci catartici dei molteplici “dpcm” (con autocertificazioni) limitativi delle libertà costituzionali in una dittatura da COVID-19.

Se, quindi, a livello emergenziale i comunicati e “le disposizioni di legge” avvenivano (e avvengono) mediante dirette streaming – a rete unificate – la videoconferenza dei lavori consiliari, disciplinata da regolamento, ben può costituire una fonte ben più autorevole di diritto, legittimando le videoriprese anche da parte del pubblico, oltre che dei consiglieri.

Considerazioni similari, possono avvenire per le videoconferenze, ovvero le sedute degli organi elettivi o delle commissioni (compresa l’attività istruttoria), introdotte con una norma emergenziale per ragioni di limitazione del contagio o distanziamento sociale.

In quel caso, la norma dell’art. 73, comma 1, del Decreto – Legge 17 marzo 2020, n. 18, abilitava tale modalità – in videoconferenza – in assenza di un’apposita norma regolamentare, con lo scopo di integrare la disciplina mancante; di converso, legittimando – in positivo – l’eventuale previsione.

Segue una bozza di regolamento operativo che liberalizza le videoriprese dei lavori consiliari e le videoconferenze, quest’ultime metodo ordinario di lavoro e di semplificazione amministrativa.

SCHEMA: Approvazione del «Regolamento per la disciplina delle riprese audio-visive, videoconferenza da remoto, pubblicazione e trasmissione delle sedute del Consiglio comunale e di Giunta comunale, nonché delle Commissioni e attività istruttorie degli uffici»

IL CONSIGLIO COMUNALE

PREMESSO CHE:

• l’art. 73, comma 1, del Decreto – Legge 17 marzo 2020, n. 18, «Misure di potenziamento del servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da covid-19», approvato con modificazione dalla legge di conversione n. 27 del 24 aprile 2020, ove si dispone che «Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus COVID-19 e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020, i consigli dei comuni, delle province e delle città metropolitane e le giunte comunali, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente»;
• la norma citata consente di svolgere le sedute degli organi elettivi in videoconferenza in assenza di una disciplina regolamentare, ex 38, comma 2 del d.lgs. n. 267/2000, rilevando a contrario la possibilità offerta dall’ordinamento, anche in un periodo non emergenziale, di operare in videoconferenza purché tale modalità sia disciplinata in positivo;
• le sedute del Consiglio comunale, inoltre, in relazione ai principi di trasparenza e pubblicità sono pubbliche, consentendo ai cittadini di partecipare ai lavori e assistere alle discussioni, garantendo forme diffuse e generalizzate di controllo sull’organizzazione e sull’utilizzo delle risorse pubbliche, in una prospettiva sempre più allargata del modello FOIA (Freedom Of Information Act);
• la videoripresa dei lavori consiliari consente di estendere la partecipazione anche a coloro che sono collegati da remoto o in diretta streaming, assicurando la partecipazione del pubblico on line in un concetto di trasparenza digitale mediante l’eliminazione di ogni limite fisico, assolvendo compiutamente ad una funzione certificativa e documentale che viene ad integrare validamente la verbalizzazione dei lavori consiliari, certificata dalla sottoscrizione elettronica (avanzata, qualificata, digitale)[7] del file video/audio della seduta (con marcatura temporale)[8], allegato al provvedimento consiliare dematerializzato, ex 1, comma 1, lettera p) del d.lgs. n. 82/2005 (CAD), oltre ad assolvere compiutamente il diritto di accesso[9];
• l’art. 3 del CAD attribuisce a chiunque il diritto di usare, in modo accessibile ed efficace, le soluzioni e gli strumenti di cui al cit. Codice nei rapporti con la P.A., anche ai fini dell’esercizio dei diritti di accesso e della partecipazione al procedimento amministrativo, incentivando le Amministrazioni pubbliche all’uso della telematica, nei rapporti interni, tra le diverse Amministrazioni e tra queste e i privati per conseguire maggiore efficienza nella loro attività, ex 3 bis della legge n. 241/1990;
• il Garante per la protezione dei dati personali[10] si è espresso da tempo sulla possibilità delle riprese e della diffusione televisiva delle riunioni del Consiglio comunale, anche al di fuori dell’ambito locale e con le opinioni e i commenti di giornalisti, purché i presenti siano stati debitamente informati dell’esistenza delle telecamere e della successiva diffusione delle immagini, avendo cura di prevenire l’indebita divulgazione di dati sensibili, evitando – in ogni caso – di diffondere informazioni sulle condizioni di salute, divieto esteso, indipendentemente dal caso di specie, a tutte le discussioni e testi redazionali all’interno dei provvedimenti amministrativi (nel senso che in presenza di discussione su persone è richiesta la seduta segreta)[11];
• la possibilità di segretazione della seduta è ammissibile quando vengono trattate questioni relative a persone e possono venir espressi giudizi sulle qualità morali o su attitudini personali[12], metodo previsto già dall’art. 298 del regio decreto 4 febbraio 1915, n. 148 (T.U. Com. Prov.) che prevedeva che i consiglieri votano ad alta voce per appello nominale, o per alzata e seduta, e che le sole deliberazioni concernenti persone si prendono a scrutinio segreto;
• il principio generale è la seduta pubblica[13], mentre l’eccezione è la seduta segreta, che conseguentemente limita i casi di esclusione della pubblicità delle sedute: in tale evenienza, si dovrà motivare, in forma analitica e tassativa, le ragioni della deroga al principio di pubblicità delle sedute[14];
• l’uso della diretta streaming e della videoconferenza viene validamente pubblicizzata sia in sede di convocazione dell’organo che durante i lavori d’aula, con apposita segnaletica informativa, assolvendo un onere di manifestazione del “consenso informato” all’utilizzo dei dati personali;
• la ripresa video/audio o in videoconferenza dei partecipanti assolve pienamente alla funzione di liceità della seduta, garantendo la legittimità nello svolgimento dei lavori del Consiglio comunale, escludendo oggettivamente che le operazioni avvengano “a porte chiuse”[15], rilevando che la verbalizzazione del Segretario comunale fa piena prova dei presenti (nella sua funzione certificativa, ex 97, comma 4, secondo periodo, lettera a) del d.lgs. n. 267/2000, «partecipa con funzioni consultive, referenti e di assistenza alle riunioni del consiglio e della giunta e ne cura la verbalizzazione»).

RITENUTO per ragioni di funzionalità, trasparenza, pubblicità e partecipazione approvare un apposito regolamento sul funzionamento delle dirette streaming, videoriprese, videoconferenze da remoto, applicabile agli organi elettivi del Comune e alle Commissioni, nonché per le attività istruttorie degli uffici, nel pieno rispetto delle operazioni di verbalizzazione, delle disposizioni in materia di convocazione, di quorum deliberativi e votazioni, secondo quanto previsto nell’allegato «Regolamento per la disciplina delle riprese audio-visive, videoconferenza da remoto, pubblicazione e trasmissione delle sedute del Consiglio comunale e di Giunta comunale, nonché delle Commissioni e attività istruttorie degli uffici» (composto di 12 articoli, allegato A).

VISTO il d.lgs. n. 267/2000 e lo Statuto comunale.

RILEVATO che il presente provvedimento, non comportando, al momento, riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell’Ente, non necessita dell’acquisizione del parere contabile e di copertura finanziaria, ai sensi dell’art. 49 del d.lgs. n. 267/2000.

ACQUISITI, ai sensi dell’art. 49 del d.lgs. 267/2000, il parere favorevole espresso dal responsabile interessato in ordine alla regolarità tecnica.

Dopo la discussione secondo gli interventi …

Risultano presenti consiglieri … (assenti …)

Risultano votanti …

Favorevoli …

Contrari … (indicare nomi)

Astenuti … (indicare nomi)

Il Presidente proclama l’esito della votazione, espressa per alzata di mano da n. … consiglieri presenti e votanti.

DELIBERA

1. di approvare, per le motivazioni in premessa, il «Regolamento per la disciplina delle riprese audio-visive, videoconferenza da remoto, pubblicazione e trasmissione delle sedute del Consiglio comunale e di Giunta comunale, nonché delle Commissioni e attività istruttorie degli uffici», composto di 12 articoli, quale parte integrante e sostanziale del presente atto, allegato A);
2. di disporre che l’efficacia del Regolamento decorre decorsi 30 giorni dalla pubblicazione del presente provvedimento all’Albo pretorio on line, ai sensi dell’art. 15 delle preleggi;
3. di disporre la pubblicazione del Regolamento sul sito istituzionale, sez. «Amministrazione Trasparente – sott. sez. Atti generali», nonché nella sez. «Provvedimenti – Provvedimenti organi indirizzo politico» della deliberazione (in elenco).

ALLEGATO A

«Regolamento per la disciplina delle riprese audio-visive, videoconferenza da remoto, pubblicazione e trasmissione delle sedute del Consiglio comunale e di Giunta comunale, nonché delle Commissioni e attività istruttorie degli uffici»

Approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n. … del …

INDICE

Art. 1 Finalità

Art. 2 Funzioni

Art. 3 Autorizzazioni

Art. 4 Informazione sull’esistenza di telecamere

Art. 5 Rispetto della privacy

Art. 6 Tutela dei dati particolari (ex sensibili)

Art. 7 Limiti di trasmissione e commercializzazione

Art. 8 Riprese televisive

Art. 9 Riprese streaming e archivio comunale

Art. 10 Riprese in videoconferenza da remoto

Art. 11 Norma di rinvio

Art. 12 Entrata in vigore

Art. 1 Finalità

1. Il presente Regolamento disciplina il servizio di ripresa audio-video e trasmissione, videoconferenza da remoto, su internet tramite pagina web o su una rete televisiva, applicativi o piattaforme on line, delle riunioni pubbliche ordinarie e straordinarie del Consiglio comunale, della Giunta comunale, delle Commissioni e dell’attività istruttorie degli uffici.
2. La videoripresa e trasmissione web o televisiva delle attività dell’Amministrazione saranno effettuate direttamente dall’Ente o da soggetti preventivamente autorizzati.
3. Le norme del presente regolamento integrano le altre disposizioni di legge aventi attinenza con la tutela del diritto alla riservatezza, del diritto di accesso alla documentazione amministrativa, del diritto di accesso civico e generalizzato conformemente a quanto stabilito dalle leggi in materia, con lo Statuto e con i relativi Regolamenti comunali vigenti.

Art. 2 Funzioni

1. Il Comune attribuisce alla diffusione televisiva e/o attraverso web delle sedute del Consiglio Comunale la funzione di favorire la partecipazione dei cittadini all’attività politico-amministrativa dell’Ente e si adopererà per agevolare tutte le iniziative volte a rendere effettiva questa partecipazione.
2. La ripresa e registrazione audio/video è un diritto del cittadino.
3. Le riprese audio/video delle Commissioni sono rimesse alla volontà del suo Presidente in relazione agli argomenti da discutere.

Art. 3 Autorizzazioni

1. Fatte salve le riprese e le trasmissioni via web delle adunanze consiliari effettuate direttamente dall’Ente che dovranno essere messe a disposizione su piattaforma condivisa (sito web del Comune) senza nessuna limitazione, i soggetti terzi che intendano eseguire videoriprese e trasmissioni televisive o via internet delle sedute pubbliche del Consiglio Comunale ove eventualmente operanti in seduta pubblica, dovranno conseguire autorizzazione dal Presidente del Consiglio Comunale, ovvero acquisire autorizzazione anche in forma verbale con contestuale informativa al Consiglio Comunale.
2. I soggetti interessati dovranno presentare apposita istanza di autorizzazione, comunicando al Presidente del Consiglio, i seguenti dati chiaramente evidenziati:

– modalità delle riprese;

– finalità perseguite;

– modalità di trasmissione (radiotelevisiva, web, diretta, differita);

– titolare responsabile del trattamento dei dati.

3. L’autorizzazione, anche in forma verbale, comporta l’obbligo per il soggetto autorizzato di rispettare le norme del presente regolamento e, per quanto non espresso, tutta la normativa in materia di privacy, ai sensi del Regolamento UE 679/2016 e del d.lgs. n. 196/2003 e successive modifiche ed integrazioni, restando in ogni caso a carico dello stesso ogni responsabilità in caso di violazione delle norme richiamate.
4. L’autorizzazione comporta il consenso all’introduzione nell’aula delle apparecchiature di ripresa, come telecamere e altri strumenti di videoripresa, l’utilizzo di servizi ed il collegamento delle attrezzature che dovranno in ogni caso avere ingombri e rumorosità tali da non disturbare lo svolgimento dei lavori.
5. Il Presidente del Consiglio raccolta la domanda, o la richiesta verbale, rilascia al richiedente l’autorizzazione ad effettuare le riprese, anche per le vie brevi, salvi i casi di manifesta irragionevolezza della domanda cui deve rilasciare il diniego motivato in qualsiasi forma.
6. In caso di silenzio le riprese s’intendono autorizzate.
7. Le domande dovranno essere presentate almeno … giorni lavorativi antecedenti la seduta del Consiglio Comunale e sarà cura dell’Ufficio Segreteria trasmettere tempestivamente al richiedente, l’autorizzazione o il diniego debitamente sottoscritti dal Presidente del Consiglio.
8. Il Presidente può autorizzare anche prima della seduta o in corso di seduta.
9. Il diniego alla videoripresa o ripresa televisiva viene deciso dal Presidente del Consiglio, sentita la Conferenza dei Capigruppo, e va motivato in base a criteri oggettivi e facilmente verificabili, fermo restando il principio generale di favorire l’accoglimento delle domande e facilitare lo svolgimento delle riprese, compresi i casi di autorizzazione prima della seduta o in corso di seduta.
10. I consiglieri comunali sono autorizzati alle videoriprese, informando il Presidente del Consiglio comunale.

Art. 4 Informazione sull’esistenza di telecamere

1. Il Presidente del Consiglio comunale, ha l’onere di fornire preventiva informazione a tutti i partecipanti alla seduta pubblica circa l’esistenza di videocamere e della successiva trasmissione delle immagini, disponendo, anche ai fini della conoscenza da parte del pubblico, che nella sala adibita vengano affissi specifici avvisi.
2. Le videoriprese potranno coinvolgere i consiglieri, il pubblico, il personale presente nell’aula, senza necessità di alcuna formalità o autorizzazione preventiva.
3. Le videoriprese, inoltre, dovranno essere effettuate a telecamera fissa o da apposita postazione, o altro luogo indicato dal Presidente del Consiglio comunale.
4. I consiglieri e gli amministratori, durante i lavori, non possono in alcun modo impedire che la propria voce venga registrata.
5. In entrata della sala consigliare verrà affisso apposito avviso con l’indicazione della ripresa e/o dell’esistenza di telecamere, rilevando che la presenza in aula comporta il consenso espresso e consapevole, anche ai fini dell’informativa, ex Regolamento UE 679/2016.

Art. 5 Rispetto della privacy

1. Si fa riferimento alle indicazioni e normativa del Garante per la protezione dei dati personali.

Art. 6 Tutela dei dati particolari (ex sensibili)

1. Al fine di prevenire l’indebita divulgazione dei dati qualificati come particolari (ex sensibili), per tutelare ed assicurare la riservatezza dei soggetti presenti o oggetto del dibattito, il Presidente del Consiglio Comunale deve richiamare i componenti del Consiglio Comunale ad un comportamento consono al ruolo che ricoprono, in modo di evitare di divulgare dati personali non attinenti alla discussione, inutili e inopportuni e può, in occasioni particolari, in caso di mancata osservanza da parte dei Consiglieri, limitare la videoripresa, così come la presenza in aula del pubblico, a tutela delle persone presenti o oggetto di discussione, ovvero dichiarare la seduta segreta o non aperta al pubblico, ovvero chiusa al pubblico con diretta streaming o videoripresa da remoto.

Art. 7 Limiti di trasmissione e commercializzazione

1. La diffusione delle immagini videoriprese è consentita in ambito locale, nazionale e su web.
2. La diffusione parziale delle videoriprese effettuate deve essere rispettosa dei principi di completezza informativa, imparzialità, obiettività e trasparenza, evitando di manipolare artificiosamente il contenuto della ripresa in modo da renderla mendace o distorsiva rispetto l’essenza ed il significato delle opinioni espresse.
3. I soggetti autorizzati che violino tali principi, sia nelle videoriprese che nella diffusione delle immagini, verranno invitati con comunicazione scritta e motivata a correggere le modalità di ripresa e, in caso di recidiva, potranno non essere più ammessi ad effettuare videoriprese e decadranno dal relativo diritto.
4. È vietato il commercio del materiale videoriprese e audiovisivo da parte di chiunque.
5. Ciascun consigliere o amministratore è individualmente responsabile delle opinioni ed affermazioni dichiarate durante le videoriprese.
6. Il Comune, in quanto istituzione, ed i soggetti che hanno diritto ad effettuare le registrazioni, videoriprese e le pubblicazioni, sono sollevati da qualsiasi responsabilità in merito alla diffusione delle predette opinioni e affermazioni (nel senso della loro acquisizione lecita secondo la disciplina regolamentare).

Art. 8 Riprese televisive

1. Ai fini di consentire una più larga diffusione dei lavori del Consiglio Comunale, è consentito effettuare riprese televisive delle pubbliche sedute ad opera di emittenti televisive eventualmente interessate, compresi i giornalisti.

Art. 9 Riprese streaming e archivio comunale

1. Detto regolamento attribuisce alla diffusione in streaming (videoriprese in diretta o differita) delle sedute pubbliche la funzione di favorire la partecipazione dei cittadini all’attività politico-amministrativa dell’Ente.
2. Le trasmissioni streaming delle sedute consiliari dovranno essere svolte in diretta.
3. È sempre possibile la riprese e la trasmissione in differita.
4. Le riprese video potranno essere messe a disposizione dei cittadini in un archivio consultabile sul sito istituzionale, archiviate secondo le norme tecniche di cui al Codice dell’amministrazione digitale.
5. I video saranno riprodotti esclusivamente in forma integrale senza modificazione alcuna, salvo altre ragioni o limiti di natura tecnica.
6. Il rispetto dei principi di trasparenza e di pubblicità nella società dell’informazione comporta per il sindaco, per tutti i consiglieri comunali, gli assessori una maggiore attenzione alle sedute consiliari (ad es. attenta preparazione per le questioni all’ordine del giorno; usare un linguaggio chiaro e comprensibile in quanto le sedute saranno registrate; utilizzare documenti e supporti che possano garantire la chiarezza, la comprensibilità, la completezza di informazione nella seduta; regolamentare le sedute nel rispetto dei principi della pubblicità, della trasparenza e delle sedute digitali).
7. Il diritto all’oblio consegue alla pubblicazione per la durata di anni … sul sito istituzionale.
8. Dopo i … anni dalle videoriprese, ovvero dalla loro pubblicazione on line, le registrazioni verranno cancellate nel successivo anno, predisponendo apposito verbale (quelle dell’anno … verranno cancellate entro l’anno …, quelle dell’anno … entro l’anno …).
9. La cancellazione avverrà su base delle annualità di riferimento.

Art. 10 Riprese in videoconferenza da remoto

1. Per esigenze particolari o in casi di emergenze o di impossibilità di partecipazione da parte dei componenti del Consiglio comunale o della Giunta comunale o del Segretario comunale le sedute possono essere svolte in videoconferenza da remoto, compresa la partecipazione.
2. Le Commissioni e gli uffici per le attività istruttorie possono utilizzare la videoconferenza come modalità di semplificazione dell’attività amministrativa, in modo compatibile con le disposizioni del presente regolamento, salvo divieti espressi da fonti normative primarie.
3. La modalità in videoconferenza in forma telematica, con collegamento da remoto, delle sedute del Consiglio comunale o della Giunta comunale rientrano nelle prerogative del Presidente del Consiglio comunale, previa consultazione della conferenza dei capigruppo, o del Sindaco (per la Giunta comunale).
4. La seduta in videoconferenza, in forma telematica, comunque in modalità sincrona, comporta la possibilità di partecipazione di tutti i componenti, compreso il Segretario comunale e i suoi collaboratori e/o il suo vicario, di intervenire in luoghi diversi dalla sede istituzionale del Comune, in modo simultaneo e in tempo reale, utilizzando programmi reperibili nel mercato, in via prioritaria liberi e senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione, con l’utilizzo di webcam e microfono, con strumenti messi a disposizione dall’Amministrazione o direttamente dagli interessati (ad es. p.c., telefoni cellulari, piattaforme on line) idonei a garantire la tracciabilità dell’utenza, ed – in ogni caso – previa identificazione dei presenti collegati in videoconferenza da luoghi diversi a cura del Segretario comunale o del suo vicario.
5. La seduta in videoconferenza, anche in sedi diverse dal Comune, è considerata valida in modalità di “sede virtuale”, con la possibilità che tutti i componenti siano collegati in videoconferenza da remoto.
6. La presenza alla seduta si intende accertata con il collegamento alla videoconferenza e la verbalizzazione a cura del Segretario comunale o del suo vicario.
7. Al momento della convocazione della seduta, qualora si proceda in videoconferenza, saranno fornite ad ogni componente le credenziali o le modalità di accesso al programma utilizzato o ai diversi sistemi telematici di collegamento alla videoconferenza, ovvero mediante l’utilizzo di una chat con videochiamata in simultanea o di programmi reperibili in rete o direttamente dall’Amministrazione o con altre forme di collegamento on line, compresa l’informativa sul trattamento dei dati[16].
8. Per le sedute del Consiglio comunale la pubblicità della seduta sarà garantita mediante il collegamento ai programmi dei consiglieri comunali e/o con un collegamento dedicato in streaming e/o altra forma equivalente, assicurando la visione da parte dei cittadini senza possibilità d’intervento, ovvero in mancanza di un collegamento anche in modalità differita con la pubblicazione della registrazione della seduta, audio, audio – video, nel sito istituzionale del Comune, oppure la seduta potrà essere dichiarata a porte chiuse e in videoconferenza senza collegamento con il pubblico, dando adeguata motivazione per ragioni tecniche, salvo i casi di seduta segreta.
9. La pubblicità delle sedute può essere sospesa, ovvero solo in videoconferenza dei suoi componenti, compreso il Segretario comunale e i propri collaboratori e/o il vicario, qualora si discuta di questioni personali o si è in presenza di apprezzamenti su qualità personali, attitudini, meriti e demeriti di individui o questioni che rivestono il carattere di riservatezza ai fini della tutela dei dati personali discussi.
10. Le sedute della Giunta comunale sono segrete.
11. Le sedute della Giunta comunale possono avvenire in modalità di videoconferenza da parte dei loro membri, con le modalità previste per le sedute del Consiglio comunale in quanto compatibili con la segretezza della seduta.
12. Ai fini della validità della seduta è necessario che il collegamento audio-video garantisca al Presidente, al Sindaco e al Segretario comunale, ognuno per la propria competenza, la possibilità di accertare l’identità dei componenti che intervengono in audio e video, di regolare lo svolgimento della discussione, di constatare e proclamare i risultati della votazione, consentendo a tutti i componenti di poter intervenire alla seduta, alla discussione, alla presentazione di documenti, alla votazione sugli argomenti all’ordine del giorno, tutti in modalità simultanea.
13. La presentazione dei documenti può essere sostituita dalla lettura e dal deposito mediante invio degli stessi agli interessati, con sistemi telematici o altre forme di comunicazione equivalenti, anche fornendo i testi alla Segreteria dell’Amministrazione prima dell’apertura dei lavori (con almeno … ore) del Consiglio comunale.
14. Il Segretario comunale, o suo vicario, attesta la presenza dei componenti degli organi mediante appello nominale, compreso al momento del voto per coloro che sono collegati via telematica, ex 97, comma 4, lettera a) del d.lgs. n. 267/2000;
15. La seduta, dopo l’appello nominale da parte del Segretario comunale, è dichiarata dal Presidente valida con una verifica del collegamento simultaneo di tutti i presenti, secondo i quorum previsti dal regolamento consiliare, dallo statuto, dalla legge.
16. La documentazione degli argomenti posti all’o.d.g. delle sedute viene trasmessa ai consiglieri nei termini previsti per il deposito degli atti mediante l’invio di una e – mail o pec all’indirizzo eletto dal consigliere comunale, in mancanza da quello assegnato dall’Amministrazione, salvo diversa determinazione a livello di regolamento consiliare, compreso per gli argomenti di Giunta comunale per i suoi componenti.
17. Le modalità di intervento sono definite al momento della seduta dal Presidente, esponendo ai presenti in sede o a coloro che sono collegati in videoconferenza le misure operative per assicurare l’ordine e l’illustrazione degli interventi, al termine dei quali si passa alla votazione per appello nominale e voto palese mediante affermazione vocale – audio, nel rispetto delle indicazioni e modalità definite dal Regolamento del Consiglio comunale.
18. La seduta può avvenire solo in videoconferenza, anche senza alcun componente presso la sede dell’Amministrazione, ed – in ogni caso – tale modalità viene indicata nell’avviso o invito di convocazione del Consiglio comunale, ovvero per la seduta di Giunta comunale, quest’ultima anche senza formalità.
19. Al termine della votazione il Presidente del Consiglio comunale dichiara l’esito, con l’assistenza degli scrutatori e la dichiarazione del Segretario comunale sulla verbalizzazione del voto e dei presenti.
20. La seduta si intende aperta nell’ora in cui il Segretario comunale ha provveduto all’appello dei presenti, dando atto espressamente a verbale della seduta in modalità di videoconferenza, ovvero con la partecipazione di componenti in videoconferenza.
21. La seduta può prevedere la presenza presso la sede comunale e in collegamento mediante videoconferenza da parte dei componenti.
22. La seduta si intende chiusa con la dichiarazione del Presidente dell’ora di chiusura.
23. In caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il Presidente sospende temporaneamente la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello del Segretario comunale, o del suo vicario.
24. In caso di persistenza delle anomalie di collegamento il Presidente dichiara la seduta chiusa almeno dopo il termine di … minuti dalla sua sospensione.
25. Alla seduta in videoconferenza del Consiglio comunale partecipano gli Assessori e/o i soggetti appositamente autorizzati, con possibilità di intervento.
26. La verbalizzazione delle sedute del Consiglio comunale o di Giunta comunale spetta al Segretario comunale, o suo vicario, salvo i casi di impedimento o conflitto di interessi con la sua sostituzione da parte di un componente dell’organo, in assenza del suo vicario.
27. All’atto del collegamento in caso di seduta segreta, ovvero solo con i componenti degli organi e del Segretario comunale, su richiesta del Presidente i componenti, sotto la loro responsabilità, dichiarano che quanto accade nel corso della seduta non è visto né ascoltato da soggetti non legittimati ad assistere e si impegnano a non effettuare alcuna registrazione; tale dichiarazione o ammonimento è inserita a verbale di seduta.

Art. 11 Norma di rinvio

1. Per quanto non espressamente disciplinato nel presente Regolamento, si applicano le disposizioni cui al Codice in materia di protezione dei dati personali e della disciplina comunitaria e, per la parte ad esso attinente, del Regolamento Comunale per la disciplina delle modalità di esercizio del diritto di accesso a documenti amministrativi e del Regolamento di organizzazione e funzionamento del Consiglio Comunale.

Art. 12 Entrata in vigore

1. Il presente regolamento entra in vigore decorsi 30 giorni dalla pubblicazione del presente provvedimento all’Albo pretorio on line.

[1] La Costituzione non lo menziona in modo espresso, tuttavia si conviene, anche con riferimento all’esplicito riconoscimento che ne viene fatto dall’articolo 19 della Dichiarazione universale dei diritti dell’uomo, che la libertà di manifestazione del pensiero implichi anche la libertà di informazione, MEZZETTI, Manuale breve diritto costituzionale, Milano, 2009, pag. 478.

[2] Vedi, un personale contributo, Videoriprese dei lavori consiliari, in La gazzetta degli enti locali, 25 marzo 2010.

[3] Cfr. T.A.R. Veneto, sez. I, 16 marzo 2010, n. 826.

[4] Garante per la protezione dei dati personali, «Sì ai consigli comunali in tv», Newsletter 11 – 17 marzo 2002, ove si affermava «Sì alle riprese e alla diffusione televisiva delle riunioni del consiglio comunale, anche al di fuori dell’ambito locale e con le opinioni e i commenti del giornalista, purché i presenti siano stati debitamente informati dell’esistenza delle telecamere e della successiva diffusione delle immagini… La legge sulla privacy li autorizza, inoltre, a trattare alcuni dati sensibili (ad esempio le opinioni espresse dai consiglieri durante le sedute) nei limiti in cui ciò risulti necessario ad assicurare la pubblicità dell´attività istituzionale, fermo restando il divieto di divulgare informazioni sullo stato di salute. Pubblicità di atti e sedute consiliari che è espressamente garantita dal testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali (d.lg. n. 267/2000), il quale demanda al regolamento comunale l’introduzione di eventuali limiti. Proprio questa fonte normativa, a parere del Garante, può costituire la sede idonea a disciplinare modalità e limiti di pubblicità delle sedute, comprese le eventuali riprese televisive».

[5] Cfr. Ministero dell’interno, parere 28 giugno 2018, «Riprese audiovisive delle sedute del consiglio comunale. Richiesta di annullamento», ove si massimava «nell’ambito dell’attribuzione al consiglio comunale dell’autonomia funzionale ed organizzativa si riconduce quella potestà di regolare opportunamente, con apposite norme, ogni aspetto attinente al funzionamento dell’assemblea, tra cui anche quello della registrazione del dibattito e delle votazioni con mezzi audiovisivi, sia da parte degli uffici di supporto all’attività di verbalizzazione del segretario comunale, che da parte dei consiglieri, degli organi di informazione e dei cittadini che assistono alla sedute pubbliche». Vedi, anche, M.I., parere 23 maggio 2014, «Sedute di Consiglio comunale. – Registrazione audio-video da parte di un cittadino» che ammetteva il diritto dei cittadini di filmare, per la conseguente diffusione, i lavori del Consiglio comunale dotandosi «di apposite norme sulla possibilità di registrazione del dibattito e delle votazioni con mezzi audiovisivi, sia da parte degli uffici di supporto all’attività di verbalizzazione del segretario comunale (art. 97, comma 4 lett. a del T.U.O.E.L.) che da parte dei consiglieri comunali, nonché dei cittadini ammessi ad assistere alla seduta e degli organi di informazione radiotelevisiva».

[6] Vedi, Ordine dei Giornalisti del Veneto, Videoriprese vietate in consiglio comunale. L’ordine: libertà di stampa violata, ordinegiornalisti.veneto.it, 30 novembre 2018, si legge delle inspiegabili limitazioni del diritto di cronaca, dove un sindaco «ha negato ad un giornalista in servizio la possibilità di effettuare riprese video durante una seduta del Consiglio comunale» concludendo nel ribadire «per l’ennesima volta, la prevalenza del diritto di cronaca – e quindi anche di riprese fotografiche e/o audiovisive – in occasione di una seduta di Consiglio comunale, aperto al pubblico e di indubbio interesse pubblico».

[7] Cfr. Regolamento UE n. 910/2014 sull’identità digitale, nonché la Decisione di esecuzione (UE) 2015/1506 della Commissione dell’8 settembre 2015, ove si stabiliscono le specifiche relative ai formati delle firme elettroniche avanzate e dei sigilli avanzati. Sussiste la piena equivalenza, riconosciuta a livello europeo, delle firme digitali nei formati CAdES e PAdES, Cass. civ., sez. unite, sentenza 27 aprile 2018, n. 10266.

[8] Cfr. l’art. 41 e 42 del Regolamento UE n. 910/2014 – eIDAS, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE. La marca temporale è un servizio offerto da un Certificatore accreditato, che consente di associare data e ora, certe e legalmente valide, ad un documento informatico, permettendo una validazione temporale del documento opponibile a terzi, AgID, Le marche temporali verso eIDAS, www.agid.gov.it.

[9] Cfr. Cons. Stato, sez. V, 23 febbraio 2018, n. 1148; sez. VI, 19 settembre 2017, n. 4386; sez. V, 13 ottobre 2010, n. 7471.

[10] Garante privacy, Newsletter 11 – 17 marzo 2002, Sì ai consigli comunali in tv. Newsletter 28 maggio – 3 giugno 2001, Videoserveglianza: niente webcam nell’ufficio del sindaco, si dispone la piena legittimità della «trasmissione delle sedute pubbliche del consiglio comunale via Internet, ma niente webcam per le riunioni di giunta e per gli incontri del sindaco con i cittadini».

[11] Cfr. Garante per la protezione dei dati personali, Relazione 2017, Diffusione di dati sulla salute nel corso del consiglio comunale, Roma, 10 luglio 2018, pag. 56.

[12] Cons. Stato, sez. V, 21 agosto 2014, n. 4274.

[13] Cons. Stato, sez. IV, 31 gennaio 2006, n. 339.

[14] RFVG, parere prot. n. 14676 del 8 settembre 2010, autonomielocali.regione.fvg.it.

[15] Vedi, T.A.R., Lazio, Roma, sez. II quater, 24 maggio 2017, n. 6170, riferita alle verbalizzazioni delle prove concorsuali.

[16] Cfr. l’art. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016.