L’avviso di convocazione, atto di iniziativa e strumento indispensabile per il corretto e regolare funzionamento dell’organo consiliare, assume una funzione informativa primaria tale da consentire al consigliere comunale (rappresentante della comunità dei cittadini) di poter attivamente seguire i lavori dell’adunanza e documentarsi sugli argomenti posti all’ordine del giorno.

La ratio dell’avviso è quella di garantire un “preinformazione” che, collegata ad altri obblighi in capo al presidente dell’assemblea, circoscrive un’esigenza di trasparenza e pubblicità finalizzata ad una partecipazione consapevole all’attività dell’Amministrazione, non impingendo su alcun profilo in ordine al contenuto deliberativo.

In tal senso, non è sufficiente che l’avviso di convocazione, con il relativo ordine del giorno, sia solo regolarmente inviato al consigliere comunale, ma è necessario che lo stesso non solo lo abbia effettivamente ricevuto, ma che tra il momento della ricezione e quello della seduta consiliare intercorra un ragionevole lasso temporale affinché il mandato consiliare possa essere effettivamente svolto in modo serio, completo e consapevole.

Tale tematica dovrà, tuttavia, essere necessariamente inquadrata all’interno dello sviluppo tecnologico e della connessa riduzione della spesa pubblica, in una prospettiva di amministrazione “aperta e digitale”, e più in generale del c.d. “governo elettronico”, obbligando la l’ente locale (la P.A.) all’utilizzo delle modalità informatiche per tutte le proprie comunicazioni, rimanendo residuale l’utilizzo della “posta ordinaria”.

Il regolamento del Consiglio comunale è lo “strumento normativo” attraverso il quale l’organo assembleare stabilisce le regole del suo funzionamento, comprese le modalità per la convocazione, insediamento e quorum, del plenum.

La comunicazione (ergo l’avviso di convocazione):

a. assolve una funzione prestabilita di (pre)informazione e per la regolare costituzione del quorum;

b. deve contenere gli argomenti posti in discussione (oggetto sintetico);

c. individua il luogo, il giorno, e l’ora della seduta (anche la tipologia: ordinaria, straordinaria; in prima o seconda convocazione, in funzione del quorum strutturale);

d. va consegnata a domicilio;

e. avviene in “forma libera”, non è prevista la “notificazione” (ex art. 21 bis della Legge n.241 del 1990).

Si può lecitamente desumere che l’avviso di convocazione (equivalente ad un “avvio del procedimento”) ha una funzione tipica di strumento di conoscenza, con una natura recettizia (vi è anche un dovere del destinatario di cooperazione), la cui forma viene a presentarsi non cristallizzata in una unica modalità precettiva ma in più sistemi “alternativi” di comunicazione lasciati nella disponibilità delle parti.

Non va sottaciuto al riguardo che sussiste un obbligo in capo al consigliere di intervenire alle sedute del Consiglio, sanzionabile con la decadenza nel caso di reiterate ingiustificate assenze, inducendo a ritenere che vi sia un correlato “dovere di collaborazione” funzionale a garantire il corretto esercizio dell’azione amministrativa, rectius l’attività del Consiglio comunale (l’assenza potrebbe compromettere il quorum deliberativo, oltre che strutturale), e, quindi (in modo speculare), anche ad agevolare l’individuazione di un “domicilio”, a cui consegnare il citato “avviso” che può essere uno spazio – luogo diverso dalla residenza o dimora abituale.

È coerente ritenere che l’avviso di convocazione possa essere recapitato indifferentemente nel “domicilio” o nella “residenza”, ovvero nel luogo prestabilito ove il consigliere intenda mantenere i propri interessi, ben potendo una norma regolamentare stabilire che tale spazio possa essere ricoperto da un “indirizzo virtuale”, sia esso un indirizzo di “posta elettronica” e/o sia un indirizzo di “posta elettronica certificata”.

L’avviso di convocazione giunge sicuramente a destinazione anche attraverso l’invio a mezzo pec, fax, sms (casi di urgenza), strumenti imposti dal legislatore per dare efficienza ed efficacia all’azione amministrativa oltre che per ridurre i costi e aumentare la produttività del sistema pubblico.

L’eventuale rifiuto da parte del Consigliere di ricevere le comunicazione informatiche violerebbe quei doveri minimi di “collaborazione e lealtà” in danno del “buon andamento” (senza tralasciare i profili erariali), che si traduce nei principi di economicità, di efficacia, di efficienza che governa la P.A. sotto i profili generali, di cui agli articoli 54 e 97 della Costituzione, stratificati in una serie di norme nel TUEL.

Volendo trarre una sintesi alle argomentazioni poste, è da sostenere che una volta procedimentalizzata la fase di convocazione con una metodologia regolamentare “alternativa” di notificazione (in senso atecnico) dell’avviso di convocazione (attraverso messo, raccomandata a.r., notificazione atti giudiziari, fax, pec, sms) l’approdo comporta che la norma non prescrive che si sia raggiunta l’effettiva conoscenza del consigliere comunale, ma che sia perfezionato il procedimento con cui portare a conoscenza l’avviso di convocazione secondo la norma regolamentare allo scopo prestabilita.

Non essendovi l’obbligo giuridico di notifica dell’avviso di convocazione delle sedute del consiglio comunale nelle forme degli atti giudiziari, l’onere di “consegna” può ritenersi adempiuto anche quando l’invio è avvenuto via pec, fax, sms.

(estratto LexItalia, 2013, n.4)