In via generale, la comunicazione mediante posta elettronica ordinaria può presentare delle difficoltà nel permettere di accertare l’effettiva ricezione del messaggio da parte del destinatario[1], sicché la scelta di tale modalità di trasmissione – per una comunicazione formale, con rilevanti conseguenze giuridiche – per non riscontrare oggettive contestazioni rende opportuno l’invio tramite posta elettronica certificata.

La prova

Invero, la posta elettronica ordinaria può formare piena prova dei fatti nella stessa rappresentati, a mente dell’art. 2712, Riproduzioni meccaniche, c.c.[2] se non disconosciuti da colui nei confronti del quale viene prodotta: la e-mail, non sostenuta da altri riscontri e nella contestazione della controparte, non è invece idonea a provare la effettiva ricezione.

La e-mail, infatti non è strumento che conferisce certezza alla comunicazione, a differenza della PEC, la quale invece genera un codice univoco registrato, con marche temporali, dal provider che, ai sensi di legge (ex artt. 6 e 8 del d.lgs. n. 82/2005 e DPR n. 68/2005), produce gli effetti di una vera e propria raccomandata, ovviamente solo quando entrambi gli utenti sono dotati di casella di posta elettronica certificata: la posta elettronica non certificata non è, quindi, strumento idoneo a dimostrare l’effettivo ‘recapito’ della comunicazione, mancando ogni evidente riscontro dell’avvenuta ‘ricezione’ da parte del destinatario[3].

Valore giuridico

Con riferimento al valore da attribuire alle comunicazioni inviate mediante posta elettronica semplice, i principi desumibili dalla legge sono pochi e semplici, e possono così riassumersi:

• il messaggio di posta elettronica sottoscritto con firma “semplice” è un documento informatico ai sensi dell’art. 2712 c.c.;
• se non ne sono contestati la provenienza od il contenuto, forma piena prova dei fatti e delle cose rappresentate;
• una conferma a contrario di tali principi è stato negato che una e-mail priva di firma elettronica avanzata soddisfi il requisito della forma scritta, ma solo se tale forma sia richiesta ad substantiam negoti;
• se ne sono contestati la provenienza od il contenuto, il giudice non può espungere quel documento dal novero delle prove utilizzabili, ma deve valutarlo in una con tutti gli altri elementi disponibili e tenendo conto delle sue caratteristiche intrinseche di sicurezza, integrità, immodificabilità;
• la e-mail semplice è dunque un documento informatico scritto che entra nel processo e che deve essere valutato dal giudice.

Quanto alla ricezione delle comunicazioni a mezzo e-mail, il titolare dell’indirizzo e-mail ne è responsabile, nel senso che non può limitarsi a negare di aver mai ricevuto la comunicazione, ma deve controllare che la ricezione della posta non sia bloccata e che i messaggi non siano finiti nella spam, rimanendo nella sua responsabilità la mancata conoscenza di un messaggio che gli sia stato regolarmente inviato e del quale non abbia preso conoscenza per il malfunzionamento della sua casella di posta elettronica o perché finito nella spam[4].

Le comunicazioni

La sez. III Lecce del TAR Puglia con la sentenza 24 gennaio 2025, n. 124 (Est. Iacobellis), interviene per dichiarare la piena legittimità da parte di una PA di utilizzare nelle comunicazioni sia la posta elettronica certificata, sia la posta elettronica ordinaria (e-mail).

Al di là della vicenda, riferita all’aggiudicazione di una gara per il servizio di trasporto sanitario di emergenza e urgenza, la questione di diritto concerne il mancato invio della documentazione richiesta nei termini stabiliti dall’Azienda sanitario: mancato invio dovuto al fatto che, le comunicazioni sarebbero avvenute sia attraverso l’utilizzo della posta elettronica certificata, sia attraverso la posta elettronica ordinaria (e-mail), laddove, invece, ogni comunicazione sarebbe dovuta avvenire utilizzando la posta elettronica certificata.

In termini diversi, si contesta l’utilizzo della e-mail per effettuare le comunicazioni tra stazione appaltante ed operatore economico, dovendo, al contrario, utilizzare la PEC: una violazione della forma.

L’utilizzo della e-mail

Il Tribunale rigetta il ricorso sulle seguenti motivazioni:

• la scelta, effettuata dall’Amministrazione sanitaria, di utilizzare per le comunicazioni relative alla procedura di affidamento, non solo la posta elettronica certificata, ma anche la posta elettronica ordinaria (e-mail), e che avrebbe indotto la parte ricorrente a non inviare con immediatezza la documentazione richiesta risulta irrilevante, con piena legittimità della condotta serbata dalla PA;
• dagli atti risulta essere stata ricevuta con certezza, avendo a questa fornito un espresso riscontro, attraverso l’inoltro della propria manifestazione di consenso;
• dunque, avendo ricevuto a mezzo posta elettronica ordinaria (e-mail) la lettera di invito, e consapevole dei tempi contingentati della procedura di affidamento, poteva e doveva verificare l’eventuale arrivo di nuovi messaggi di posta elettronica, relativi alla procedura in esame, monitorando tanto la casella di posta elettronica certificata, quanto la casella di posta elettronica ordinaria (e-mail) eventuali ulteriori comunicazioni;
• rientrando una tale attività di consultazione delle personali caselle di posta elettronica, in un onere di diligenza minimo che ci si può attendere da un soggetto, che partecipa ad una procedura di affidamento già in corso di svolgimento;
• peraltro, in corso di giudizio, non vi sono state contestazioni sul fatto di non aver ricevuto e presa immediata visione della cit. comunicazione (contenente la richiesta di invio immediato della documentazione di che trattasi).

In termini più espliciti, non si può affermare l’illegittimità della procedura di gara, rectius delle comunicazioni, per mezzo della posta elettronica semplice (e-mail) e non PEC, ovvero in via alternativa, quando tale modalità è stata accettata dalla parte, la quale, usando una diligenza minima, secondo il principio di autoresponsabilità, avrebbe potuto con un minimo sforzo monitorare i propri indirizzi di posta elettronica, e, pertanto, dare immediato riscontro alle richieste di documentazione.

Sintesi

La sentenza espone in chiaro sulla possibilità di utilizzare – per le comunicazioni – la posta elettronica (e-mail) quando non vengono ravvisate difficoltà di riscontro, ossia: si ha la prova dell’avvenuta ricezione, diversamente l’utilizzo della PEC evita ogni forma di contestazione, avendo i requisiti di legge per accertare (consegna e ricevuta) il raggiungimento del destinatario.

[1] TAR Friuli Venezia Giulia, Trieste, sez. I, 2 ottobre 2023, n. 285.

[2] A mente del quale il messaggio di posta elettronica è un documento elettronico e forma piena prova dei fatti e delle cose rappresentate soltanto se non ne viene disconosciuta la conformità ai fatti o alle cose medesime: in tema di efficacia probatoria dei documenti informatici, il messaggio di posta elettronica (c.d. e-mail) costituisce un documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti che, seppure privo di firma, rientra tra le riproduzioni informatiche e le rappresentazioni meccaniche, di cui all’art. 2712 c.c., Cass. civ., sez. I, Ord., 17 luglio 2019, n. 19155.

[3] TAR Abruzzo, Pescara, sez. I, 27 giugno 2023, n. 255.

[4] Cass. civ., sez. III, Ord., 18 settembre 2024, n. 25131.